Пошаговая инструкция на проведение соревнований
Данная инструкция будет ориентирована на проведение высокостатусных соревнований. Если соревнования будут иметь скромный статус, то Организаторы смогут сами исключить некоторые из мероприятий данного перечня.
Необходимо принять несколько условий, при которых эта инструкция будет работоспособна. При других условиях, описанные шаги по инструкции могут быть другими.
Итак, условия, при которых эта инструкция принимается:
1. Земля никак не оформлена, нужно получать разрешение на проведение соревнований
2. Соревнования по программе МФР
3. Соревнования в ранге Этапа Первенства Федерального округа.
4. Организаторами соревнований выступают: местная федерация, местное Министерство Спорта области и ВУЗ (СГТУ)
5. Соревнования намечены на 25, 26 и 27 апреля 2014 года (пятница – воскресенье).
6. Есть готовая стартовая машина.
7. Трасса есть, но её надо переделывать.
8. Трасса была на этом месте с советских времён, и её все знают.
Некоторые приложения относятся к соревнованиям 2007 года, некоторые к 2008 и к 2009-му, так что я их не стал переделывать. Можно использовать любые из них. По этому некоторые Приложения имеют литеры, через точку: .2, .3, и далее. На некоторые Приложения есть только ссылки.
Приложения
1. Заявка в МФР
2. Проект краткого положения, 2* Окончательный вариант.
3. Письмо в Администрацию о разрешении на использование земли
4. Письмо в Минспорта с просьбой поддержки в проведении соревнований и включении их в план области
5. Расчёт затрат на проведение тренировок и соревнований на 2014
6. План проведения соревнований и тренировок на 2014
7. Протокол аттестации с перечнем рекомендаций на устранение
8. Письмо к каждому конкретному спонсору
9. Положение о спонсорстве
10. Проект буклета
http://reklama.jp/2007/04/motokross_booklet/11. Отзыв от МФР о ранее проведённых соревнованиях
12. Объявление о соревнованиях
13. Договор на планировку трассы
14. Стиль оформления всех промоматериалов
http://reklama.jp/2007/04/motokross_firstyle/15. Видеоролик и аудиоролик как звуковая часть видеоролика
http://reklama.jp/2007/04/kross_korneeva_video/16. Акт на приёмку – передачу выполненных работ по планировке трассы
17. Письмо в СОВФД о бесплатном медосвидетельствовании сборной области
18. Письмо в Минспорта о ходатайстве в бесплатном медосвидетельствовании сборной области
19. Приглашение Участникам
20. Именные приглашения Участникам
21. Адреса, пароли и явки Участников
22. Требования к трасам (МФР)
23. Дополнительные требования
24. Сценарий открытия (торжественная часть)
25. Смета на проведение соревнований фактическая
http://www.motogon.ru/f4/downloads/?sa=view;down=17626. Письмо на конкурс
27. Письмо на станцию скорой помощи
28. Письмо в МЧС
29. Письмо в УВД
30. Аккредитация МФР
31. Счёт «Рейсинг Тайм» и договор
32. Письмо военному комиссару
33. Смета тендерная на проведение соревнований.
34. Письмо в ЦСП
35. Текущие мероприятия на трассе.
36. Письмо влиятельному лицу
37. Список сборной области для финансирования вида спорта
38. Письмо в ведущую партию о поддержке соревнований
39. Результаты соревнований
40. Отчёт в МФР
41. Письмо в ЦК РОСТО
42. Протокол счёта кругов личный бланк
43. Протокол счёта кругов командный бланк
44. Карта счёта кругов бланк
45. Доверенности на провоз мотоциклов
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ
1. Посвящение соревнований знаменательной дате или значимому человеку позволит поднять статус соревнований и привлечь к их подготовке больше спонсоров и государственных структур.
В каждой области можно найти такие аргументы. Например, в Саратове, соревнования были посвящены Валерию Корнееву. Под эту идею привлечён Саратовский Государственный Технический Университет, в мотосекции которого начинал свою карьеру Валерий. Ректор СГТУ лично имеет дружеские отношения с губернатором, и с его помощью было получено «покровительство» губернатора Ипатова П.Л. При такой поддержке и Минспорт всячески помогал соревнованиям, и УВД представило бесплатно оцепление и обеспечило охрану в ночное время на трассе и все остальные административные барьеры били преодолены.
И получить финансирование из бюджета при такой поддержке получить проще и размер этого финансирования так же может быть выше.
Участие ВУЗа очень предпочтительно, т.к. нужна база для подготовки. Например, ВУЗ имеет столярку, студентов для неответственных работ, военную кафедру, где можно использовать некоторое оборудование, типографию, дизайнеров с кафедры «Архитектура», имеет свои склады, транспорт, сварочный участок в отделе главного механика, ручной инструмент в хозяйственной части, общежитие для временного размещения судей, может представить студентов, проходящих военные сборы в качестве курсантов для оцепления и уборки трассы от мусора и прочие непредвиденные работы. В СГТУ ректором был назначен ответственным за проведение соревнований проректор по учебной работе – т.е. первый заместитель ректора и все работы от СГТУ проводились без задержек.
ВУЗу это выгодно тем, что от его имени проводится значимое общественное мероприятие общероссийского масштаба. И мотокроссу выгодно, что соревнования имеют высокий статус – это пропаганда мотокросса.
И высокий статус соревнований будет непременно поддержан в Минспорте, это их обязанность.
Только в этом случае, необходимо и самим организаторам обеспечить высокий статус хорошей организацией, идеальным порядком, жёсткой нетерпимостью к нарушителям (особенно к алкоголикам, которые могут испортить всю картину и как правило именно они липнут к этому виду спорта), и согласованностью со всеми заинтересованными сторонами. Согласованность подразумевает то, что от соревнований каждый получает свои выгоды, и для Минспорта, например, это не только сам факт, но и то, что бы ведущая партия была продвинута на них, и чтоб полить бальзама на душу министра спорта, и другие моменты, которые знают только в Минспорте. Эти моменты надо выяснять и их учитывать.
Такое же отношение и к другим сторонам процесса, спонсорам, партии, финуправлению, …..
-----О-----
2. Согласование подразумевает не только участие ВУЗа, но и то, что ВУЗ становится ОРГАНИЗАТОРОМ этих соревнований. Это значит, что заявка должна быть подписана в том числе и ВУЗом. (Приложение 1). Но для того, чтобы иметь возможность свободнее оперировать финансами, вместе с ВУЗом нужна ещё другая организация, в качестве которой в Саратове выступила организация «Ассоциация выпускников» этого ВУЗа. И финансирование было получен она неё. Для подтверждения серьёзности мероприятия можно представить отзыв от ранее проведённых соревнованиях от МФР.
-----О-----
3. Разрешение от Администрации подразумевает: подачу заявки с согласованием места проведения соревнований от них. До этой заявки необходимо встретиться с главой района, представить ему планируемые соревнования, сообщить о поддержке ВУЗом, спонсорами, т.е. представить то, что это значимое общественное мероприятие. Полагаю, что остаться в стороне от такого события они не смогут. И
И в любой Администрации есть отдел спорта. Его задача поддержка спорта – самое то, что от него и надо. От руководителя этого отдела можно так же получить некоторые ресурсы, например, кубки и грамоты с медалями. Хоть не много, но это тоже стоит денег и на том спасибо.
-----О-----
4. Обращение в Минспорта области подразумевает и согласование заявки в МФР и получение от них финансирования.
-----О-----
5. Заявка для планового проведения соревнований, должна быть отправлена в МФР до конца октября, чтобы попасть в план-график Росспорта. Если сделать позже, то тоже не катастрофа, но соревнования уже будут внеплановыми и их попадание в график Росспорта – проблематично.
-----О-----
6. Для включения в план финансирования нужно сделать расчёт по той форме, которая принята в этом заведении. Например, для того, чтобы набрать нужную сумму, необходимо по существующим тарифам набрать такое количество мероприятий и статей расходов, чтобы эту сумму набрать. И чем больше будет сборная команда области, тем проще будет набрать нужную сумму, для чего надо представить список команды. В последствии, когда эта сумма будет утверждена на этот вид спорта в Минспорте, то потратить её можно только на одни соревнования. Это пережиток планового хозяйства от СССР, что расчёт не соответствует целевому назначению, но с этим надо мириться.
Для подтверждения значимости мероприятия необходимо приложить отзыв от МФР о ранее проведённых соревнованиях и ксерокопию аккредитации МФР в Росспорте.
-----О-----
7. Аттестация трассы нужна для того, чтобы сторонним взглядом оценить и её безопасность, и её соответствие требованиям. Например, для соревнований в апреле, когда спортсмены ещё не вкатились после зимы, трасса не должна быть сложной, чтобы было меньше травм. Да и с течением времени, вводятся некоторые изменения в опыт проведения, и чтобы не отстать, этот пункт очень предпочтителен.
Здесь я должен выразить огромную благодарность Евгению Паршину – очень грамотному специалисту в этом деле. С его помощью трасса была доведена до нужного уровня.
-----О-----
8. Этот пункт особых комментариев не требует. Включение в план – график МФР и Росспорта открывает свои возможности и для приглашения команд и для финансирования.
-----О-----
9. Выбор партии определяется только тем, какая из партий является ведущей в области. В 90% случаев это ЕР. В некоторых областях это коммунисты. Других вариантов нет. Выбор аутсайдера приведёт только к потере поддержки всех остальных сторон.
Партийная поддержка значительно возрастает в преддверии выборов. Партии это выгодно как реклама и завоевание новых голосов. И в этот период можно получить намного больше от партийных спонсоров. За то, чтобы в партии кто-то имел своё продвижение, ему предложат оплатить спонсорский промо-пакет, и таких спонсоров наберут 5 – 8 человек, а сама партия выступит за их счёт как поддерживающая все соревнования в целом. Таким образом, если взнос титульного спонсора будет равен 30.000, то можно набрать от 150.000 до 240.000 руб.
-----О-----
10. К влиятельным людям относят тех, к чьему мнению прислушиваются (губернатор, депутат государственной думы, директор градообразующего предприятия, знаменитая личность, звезда шоубизнеса, …). Их поддержка (не деньгами, а своим именем) сможет упростить открывание многих дверей в коридорах власти, что может дать экономию, а сэкономленные деньги – это тоже прибыль (см. К.Маркс, «Капитал»).
-----О-----
11. Работа с отдельными спонсорами это личностное обращение к человеку, а не к фирме. Фирма должна получать прибыль, а отдельное физическое лицо – может тратить свои личные деньги на благотворительность. По этому, обращение в фирму обезличено – обречено на отказ.
Найти подход к конкретному человеку можно при его заинтересованности этим спортом. Например, если он раньше занимался мотокроссом, или до сих пор ещё занимается, если у него занимается мотокроссом сын, знакомый и т.д.
Другой подход, если фирма связана каким –то образом с техникой, например, авто/мото салоны. Но реклама на мотокроссе, когда на него приходит не так много людей, как например, если разместить рекламу на перетяжке через центральную улицу города, не так эффективна. По этому всё равно, необходимо искать личностный подход к руководителю. Таким подходом может быть поддержка своего обращения от Министерства спорта (приложить к своему письму ещё ходатайство от Минспорта приложения 8.1 и 8.2). Это позволит руководителю оправдаться перед своими акционерами о таких затратах. Но прежде чем писать письма, надо устно обо всём предварительно договориться.
-----О-----
12. Макеты всех печатных и промоматериалов нужны ещё и как вариант продвижения соревнований. Например, если подойти с предложением о спонсорстве, и представить печатный буклет с уже напечатанным логотипом фирмы (напечатанном на струйном цветном принтере в одном экземпляре), то вероятность положительного отклика повышается.
-----О-----
13. Планировку трассы предпочтительно сделать ещё в ноябре – декабре, но это только для той трассы, на которой делались соревнования в Саратове. За зиму трассу накроет снегом, весной снег растает и пропитает землю водой. И к апрелю вода на поверхности высохнет, а трасса вё равно будет влажной. Если соревнования провести на 2 недели позже или раньше, то будет или пыль или грязь. Это позволяет вообще не заниматься поливом трассы. За все соревнования достаточно одной пожарной машины, чтоб немного прибить пыль на месте старта. В других местах с другим грунтом и местом расположения трассы это может не сработать, но в данном месте это позволило сэкономить значительную сумму и не заниматься поливом.
Здесь всё строго индивидуально.
-----О-----
14. Под идею проведения значимого мероприятия можно протолкнуть идею бесплатного медосвидетельствования сборной области. Может это и не так важно, но для Саратова это 3000 руб с человека. Мелочь, а приятно. Надо для этого обратиться за ходатайством в Минспорта, и уже с ходатайством обратиться во врачебно-физкультурный диспансер. В Саратове получилось.
-----О-----
15. Соревнования высокого ранга проводятся в 3 дня. Утверждение регламента необходимо для определения времени торжественного открытия соревнований. В Саратове например, приняли так, что первый день свободные тренировки (при 2-х машинах скорой), во второй день полуфиналы (три машины скорой) и организационные мероприятия, а на третий день – с утра открытие соревнований со всеми приглашёнными, основные заезды и награждение. Такой регламент наиболее устраивал всех, его и приняли.
-----О-----
16. Ни что не заменит личностного обращения официальным объявлением на сайте МФР. Не поленитесь чтобы по списку адресов, по электронной почте, по факсу, с оказией, на других соревнованиях лично приглашать участников. Список адресов можно узнать и на сайтах обеих федераций и без них можно выявить активистов мотодвижения в каждой области.
-----О-----
17. Для участия тендере на освоение бюджетных денег нужно юридическое лицо. Будет проще, если его название будет созвучно проводимому мероприятию. В Саратове в 2007 году это была Ассоциация выпускников СГТУ, но организатором был сам СГТУ – подходит. С 2008 года и далее была Федерация мотокросса «Движение», есть название «мотокросс» - тоже подходит.
Вообще-то принять деньги может любое юрлицо, но бюрократы могут воткнуть палку в колесо, если по их мнению будет что-то не так. Будет лучше, если будет специализированная федерация.
Для участия в тендере, нужно, чтобы его провели и с Вашей подачи, и в требования к победителю поставили наличие положительных отзывов от МФР (с аккредитацией в Росспорте). Ещё для проведения тендера необходима смета на проведение, которую организатор тендера сам не сможет сделать. Ему эту смету должны сделать Вы. В эту смету на тендер надо включать только те пункты, по которым потом можно отчитаться. А другте пункты как награждение – указать, что за счёт спонсоров. Если найдётся какой ни будь ухарь и пожелает перебить право освоить эти деньги, то пусть и ещё получит отзыв от МФР и ещё пусть ищет призовой фонд.
Для участия в тендере, предпочтительно привлечь от любой фирмы специалиста для подготовки документации и для последущего отчёта перед бюджетом.
Ещё надо загодя зарегистрироваться в местном правительстве и на электронной площадке как участник торгов. Для этого тоже лучше привлечь специалиста.
-----О-----
18. Письмо в центр скорой помощи так же необходимо сопроводить ходатайством от Минспорта. Это обяжет их предоставить машины, но не обяжет это делать бесплатно. Для высокостатусных соревнований должны быть 3 машины скорой помощи, из них 2 машины 4 класса, и одна 1 класса (реанимационная) По расценкам – за каждую бригаду на машине 4 класса по 8.000 в день. За бригаду с машиной 1 класса – по 24.000 руб в день. В первый день соревнований (пятница) 2 машины 4 класса – 16.000. За второй и третий дни (суббота и воскресенье) все три машины 2 х 8 х 2 = 32.000 и 1 х 24.000 х 2 = 48.000. Итого 16.000+32.000+48.000=96.000.
Чтобы сократить расходы, можно машины 4 класса пригласить не из центра, а из районной больницы, там расценки в 2-3 раза меньше. Но на соревнованиях одна машина должна быть 1 класса. Для обращения в районную больницу потребуется ходатайство местной администрации.
-----О-----
19. МЧС так же по ходатайству от местной администрации должно предоставить 1 машину противопожарной службы. Но они, как правило, денег не требуют, но просят обеспечить их бензином и питанием экипажа.
МЧС так же имеет возможность предоставить машину скорой помощи (медицина катастроф). Если у них будет дешевле, можно сделать выбор. У них есть бригады на машинах 1 категории.
-----О-----
20. От Полиции требуется: охрана лагеря спортсменов в ночное время и обеспечение на трассе порядка ночью, усиление оцепления и дежурство на ГИБДД на ближайших подступах к трассе.
За ночные дежурства и оцепление они могут попросить денег. Но могут и не попросить, если их об этом попросит влиятельное лицо. В Саратове УВД было заикнулось об оплате, но на просьбу губернатора они не смогли отказать, обошлось без денег.
Усиление оцепления это придание к курсантам СГТУ 5 офицеров Полиции.
Ночное дежурство на трассе, это УАЗик ППС с двумя ППСниками внутри с 20-00 до 08-00.
Регулировка на дорогах, это на ближайших перекрёстках сотрудники ДПС, которые в дополнение в указателям «МОТОКРОСС» направляют гостей и участников на трассу. ДПС на одной сложной развилке в Саратове пропускали машины участников через двойную сплошную, останавливая встречное движение. С ними надо проводить инструктаж по этому поводу.
-----О-----
21. Электронная регистрация и зачёт участников силами специализированной организации. В Саратове это была фирма «Рейсинг Тайм». И для таких статусных соревнований это должно быть обязательно сделано. Время на подсчёт результатов – секунды. Использование датчиков и другие тонкости на усмотрение исполнителей регистрации. Как правило они берут залог за датчик от 300 до 600 руб, на случай, если спортсмен забудет его сдать.
Как правило у них есть своя электростанция, но необходимо, чтобы рядом стояла вторая работающая станция, чтобы если их станция выйдет из строя, то на UPS компьютер сможет поработать 10 минут, и за это время можно будет переключить источник электричества.
Стоимость оборудования для электронной регистрации составляет от 60.000 руб (китайское) до 140.000 руб (немецкое) вместе со 120 датчиками. Так что можно купить на бюджетные деньги и передать в центр спортивной подготовки для использования во всех видах спорта, где это необходимо (картинг, автокросс, гребля, ШКГ…).
-----О-----
22. На случай сбоя Компьютера электронной регистрации, необходимо иметь бумажные листы счёта кругов и не менее двух счётчиков, работающих параллельно с электронной регистрацией. Статус соревнований не позволяет допустить, чтобы результаты были утеряны во время гонки.
-----О-----
23. Для обеспечения судей, личного состава оцепления, бригад скорой помощи, почётных гостей и прочих желательных участников, привлекается полевая кухня. Военный комиссар области предоставил повара, кухню и транспорт кухни до трассы. Надо только обеспечить повара продуктами. На соревнования в Саратове было закуплено 4 меша гречки, 4 ящика говяжьей тушёнки (хорошей, а не с соей), 2 кг чая, 10 кг сахара, 1000 одноразовых тарелок, ложек, стаканов и 100 буханок хлеба.
Повар готовил всё у себя на базе и привозил на трассу уже готовые блюда. Из полевой кухни накладывал в тарелки, и раздавал людям. Для помощи повару для раздачи блюд ему был придан курсант СГТУ.
Этого количества харчей было больше, чем достаточно, так что раздавали и всем спортсменам. И зрителям досталось.
-----О----
24. За месяц должно быть изготовлено основное количество рекламных материалов. Всё равно что-то надо будет доделывать, но буклет и баннер за пьедесталом за месяц уже должны быть сделаны. Баннер нужен для пресс-конференции, буклет – для распространения по городу и спонсорам. В Саратове буклет печатали в количестве 2000 шт. Этого вполне достаточно. Все материалы представлены в приложениях.
-----О-----
25. Центр спортивной подготовки не только проводит тендеры, но ещё имеет некоторое оборудование для сопровождения соревнований, например: пластиковая сетка для ограждения трассы с кольями, навесы для судей, подставка в виде «костёр» для флагов, мачты для флагов, мачта с лифтом для флага РОССИИ, пьедестал, накидки для судей, флаги для финиша, таблички, ковёр под пьедестал, матбкальники, рамки для баннеров по трассе, электростанции полевые, и т.п. Для получения оборудования из этого списка нужно заранее это зарезервировать, чтоб их не отдали в другие виды спорта. Письма представлены в приложении. В каждой области набор оборудования разный, так что осведомиться, что ест ьв наличии тоже надо заблаговременно.
-----О-----
26. Согласование и утверждение сценария открытия необходимо, чтобы не затягивать само открытие. Регламент соревнований надо выдерживать, и по нему, надо заранее спланировать, чтобы открытие закончилось вовремя.
Последовательность и сроки выступлений, а так же выступающих можно отдать на утверждение партии и Минспорту. Это их хлеб, зачем его отнимать. Нам ведь нужны сами соревнования.
А когда дело дойдёт до начала соревнований, то надо отнять у них микрофон и строго по времени начинать! Хватит, наговорились!
-----О-----
27. Это самое главное действо, ради чего всё и делалось. Но вот тут то будет написано мало. Кто проводил соревнования, не хуже любого знает, что надо делать. В Приложении №35 только отмечены некоторые моменты, на которые следует обратить особое внимание. Среди них инструктаж флажковых, которые обычно набираются из непосвящённых, обеспечение спортсменов доверенностями на мотоциклы (чтоб к ним не приставали сотрудники ДПС и ГИБДД типа чё везём, откуда, где документы, где огнетушитель в матацыкле), и всё это по реальным соревнованиям из Саратова. Так, что отнеситесь к этому перечню критически.
Обязан отметить очень ответственную работу четы Рязановых, Геннадия и Олеси (г. Тамбов), которые вынесли на своих плечах всё судейство первых соревнований в 2007 году.
-----О-----
28. Формы отчёта тоже представлены. Обращаю Ваше внимание на отношение уважаемой организации РОСТО-ДОСААФ к подобным мероприятиям. Не поленюсь процитировать выдержки из всех отчётов:
«…Саратовское отделение РОСТО от участия в подготовке и проведении соревнований отказалось…» за 2007 и последующие годы
«…Саратовское отделение РОСТО отказалось участвовать в подготовке и проведении соревнований в 2008 году, и так же не участвовало в подготовке и проведении соревнований в 2007 году, что явилось предметом обращения в ЦК РОСТО…» из письма в ЦК РОСТО.
Ответ – никакого! Как в пропасть – туда «АУ», а оттуда даже эха нет.
Руководитель саратовского отделения РОСТО Баканов Сергей Геннадьевич до сих пор работает и не плохо себя чувствует.
Очень показательный случай произошёл в 2005 году, когда РОСТО проводило автогонки в саратовской области на месте первого приземления Гагарина Ю.А.: я подошёл к Баканову и предложил провести мотокросс памяти Корнеева под эгидой РОСТО. На что Баканов меня спросил:
- А что я с этого буду иметь?
- Ничего.
- А хули ты тогда мне это предлагаешь? (дословно)
P.S. Баканов С.Г. - депутат саратосвкой областной Думы от партии Единая Россия, председатель саратовского отделения РОСТО. Уважаемый человек. Чиновник в высшем проявлении этого слова.
abdula(C)
Необходимые документы и приложения к пошаговой инструкции на проведение соревнований можно скачать:http://www.motogon.ru/f4/downloads/?sa=view;down=188